Abandonar los procesos manuales en lo relativo a la gestión contable se está convirtiendo en la tónica habitual dentro del ámbito empresarial moderno. No es para menos: se gana eficiencia y se reducen los errores.
Esto atañe a todas y cada una de las áreas del marco financiero de las corporaciones. Por lo que la automatización de facturas de proveedores no es una excepción. Veamos en qué consiste, qué ventajas plantea y cómo hacerlo en pasos muy simples.
En qué consiste la automatización de facturas de proveedores
La automatización de facturas de proveedores es el método por el cual se gestionan los gastos de abastecimiento de manera automática. Tan sencillo como suena.
Hasta no hace mucho, el pago a los proveedores exigía ciertas pérdidas de tiempo que restaban eficiencia operativa al negocio. Entre ellas, destaca el hecho de apuntar los datos de facturación, su verificación o su contabilización.
Sin embargo, con la llegada de la era digital y el auge de las nuevas tecnologías esto ha cambiado drásticamente. En un abrir y cerrar de ojos, todas las acciones relativas a la facturación de proveedores estarán resueltas.
Ventajas de automatizar las facturas de los proveedores
La principal ventaja de automatizar las facturas de los proveedores no es otra que evitar las pérdidas de tiempo ya enumeradas. No obstante, ¿acaso la lista de beneficios se reduce a ello? Nada más lejos de la realidad.
Aquí tienes las ventajas de implementar los nuevos sistemas de facturación automáticos. ¡La eficiencia en la gestión contable solo es la punta del iceberg!
- Una facturación libre de errores. Apuntar todos los datos de forma manual siempre presenta el margen de error de la actividad humana. Sin embargo, la automatización previene los fallos más habituales entre las personas, incluyendo las pérdidas económicas asociadas a los pagos erróneos.
- Control contable y administrativo. Toma las riendas de tu contabilidad y controla todo lo que sucede en la empresa. Al automatizar las facturas, podrás acceder a la información financiera del negocio siempre que quieras.
- Cumplimiento normativo. A coalición de lo anterior, conviene señalar que evitar los errores también implica mantenerse dentro de los márgenes de la ley. Hacienda no diferencia un descuido de un acto cometido a propósito y, para prevenir contratiempos con las autoridades, la automatización de la facturación es la mejor solución.
- Más tiempo para tus operaciones diarias. Como resultado de todo lo anterior, tendrás más tiempo para dedicarte a las operaciones propias de tu compañía. Lo cual, como es evidente, mejora el rendimiento corporativo, tus previsiones de crecimiento e incluso la satisfacción de los clientes.
Pasos para automatizar las facturas de los proveedores
Ahora que ya tienes más claro por qué deberías pasarte a la automatización de las facturas de los proveedores, es el momento de explicar cómo hacerlo.
Sigue cada paso y te asegurarás el éxito en esta apuesta por la transformación digital. Un proceso que te permitirá dejar de lado de una vez por todas el uso de papel y los grandes archivadores en la oficina.
Como asesoría digitalizada, nosotros ya lo hemos hecho. ¡Te animamos a que des este salto en pro de la eficiencia empresarial!
Encuentra un buen programa para la digitalización financiera
El primer paso en la automatización de facturas de proveedores no es otro que dar con una buena herramienta de gestión financiera. Un software especializado que te ponga las cosas muy fáciles.
En este sentido, el programa Holded se ha alzado como una de las mejores soluciones del momento. Su sencilla interfaz y sus múltiples prestaciones harán que la contabilidad de la empresa se resuelva con absoluta diligencia.
Se trata de uno de los softwares más avanzados que, siempre con el cumplimiento normativo como bandera, puedes integrar en tus procesos cotidianos.
La importancia del equipo contable
Una vez tengas una herramienta como Holded en tu empresa, es el momento de delegar funciones en un buen equipo contable.
Este será el encargado de recibir la factura, procesar sus datos, validarlos y aprobar los pagos. Una serie de cuestiones que, si bien se resuelven de forma automática, requieren de la supervisión de profesionales.
¿Qué ocurre con las facturas en papel?
Es posible que ciertos proveedores insistan en hacerte llegar sus facturas en papel. A pesar de que este sistema tiene los días contados, programas como Holded han previsto esta situación.
Mediante lectores de PDF y de papel, la factura pasará automáticamente al software en cuestión. Un paso extra que no te llevará esfuerzo alguno, utilizando escáneres digitales que procesan la información con total precisión.
Domiciliación de los pagos
Domiciliar los pagos de los proveedores es una apuesta extra por la automatización de sus facturas. A fin de cuentas, esto hará que los gastos corporativos se procesen de forma ágil y a tiempo.
Es importante que esta opción solo la apruebes si el proveedor es de confianza. En caso de que no sea así, entonces una buena alternativa es programar los pagos por tu cuenta.
Automatiza la gestión fiscal
Los registros contables forman parte de las obligaciones financieras y, por extensión, fiscales de cualquier negocio. Esta información es la que se aportará a Hacienda en caso de que así lo exija.
Si el programa además de automatizar la facturación calcula los impuestos, la eficiencia se multiplica. Disfrutando, por supuesto, de todas las ventajas previamente mencionadas también en materia tributaria.
Te ayudamos con la automatización de facturas a proveedores
En Lean Finance somos fieles defensores de que la automatización no es el futuro de la gestión empresarial, es el presente. Por eso, como asesoría digitalizada, nos ponemos a tu entera disposición para asumir todo lo relativo al marco financiero, contable y fiscal.
Somos expertos en el uso de Holded y siempre hemos abogado por la automatización de facturas de proveedores. Así que, si quieres avanzar hacia una contabilidad más eficiente, somos la firma que necesitas.
No sigas esperando y hablemos: el tiempo es oro y nosotros te ayudamos a sacarle el máximo provecho posible.
