El momento ha llegado y las empresas en España ya no pueden ignorar la factura electrónica. Más allá de ser algo opcional, se ha convertido en un requisito legal y en una herramienta esencial para la gestión fiscal y operativa.
Es más, la factura electrónica no solo asegura que tu empresa cumpla con la normativa vigente, sino que también permite optimizar procesos internos, reducir errores humanos y ganar agilidad en la relación con clientes y administraciones públicas.
Por ello, a continuación veremos paso a paso cómo hacer una factura electrónica. Y te recomendaremos una solución práctica y profesional para que puedas implementarla en tu empresa desde hoy mismo sin complicaciones
Qué es una factura electrónica y por qué las empresas deben adaptarse
Antes de nada, debemos recordar que una factura electrónica es un documento digital que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios. Y tiene la misma validez que una factura en papel, siempre que cumpla con los requisitos legales y técnicos.
Ante esto, es importante destacar que las empresas que operan con las Administraciones Públicas están obligadas a emitir sus facturas en formato electrónico desde 2015, según la Ley 25/2013.
Y ahora, con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), todas las operaciones entre empresas también deberán realizarse mediante facturación electrónica, con un calendario de implantación que ya ha comenzado.
¿Qué quiere decir esto? Esto implica que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben aprender cómo hacer una factura electrónica correctamente para cumplir la ley y evitar sanciones.
Y es que según la Agencia Tributaria y el Ministerio de Asuntos Económicos, el objetivo es mejorar la trazabilidad de las operaciones, reducir el fraude fiscal y agilizar los procesos administrativos.
Cómo hacer una factura electrónica paso a paso en una empresa
Con las bases claras, es momento de revisar el proceso y explicar cómo hacer una factura electrónica. Y, aunque el concepto es sencillo, debe realizarse con precisión para garantizar su validez. En los siguientes párrafos, lo desglosamos:
Prepara los datos fiscales de tu empresa y del cliente
Antes de emitir una factura, es fundamental contar con todos los datos fiscales actualizados y verificados. Por parte de tu empresa, asegúrate de incluir siempre: razón social completa, CIF, domicilio fiscal y, si procede, el número de inscripción en el registro mercantil.
Del lado del cliente, deberás reflejar la razón social o denominación, CIF/NIF y domicilio fiscal tal y como figuran en sus registros oficiales.
Para empresas con una amplia cartera de clientes, lo más eficiente es gestionar esta información en una base de datos centralizada, preferiblemente integrada en tu software de facturación. Esto no solo evita errores de transcripción, sino que también agiliza el proceso de emisión y reduce incidencias posteriores.
Asigna un número y fecha de factura
Toda factura debe llevar un número único y correlativo, siguiendo una secuencia sin interrupciones. Puedes crear distintas series si lo necesitas, por ejemplo, para diferenciar clientes, departamentos o ejercicios fiscales, pero en cada serie la numeración debe ser continua y ordenada.
Igualmente, la fecha de emisión debe reflejar el día en que generas la factura, aunque el servicio o la entrega del producto se haya realizado con anterioridad. Si corresponde, también es recomendable incluir una fecha de vencimiento, para indicar al cliente hasta cuándo puede realizar el pago.
Detalla claramente el producto o servicio
Además de lo anterior, toda factura debe describir con exactitud lo que se está cobrando. Por lo que la descripción debe ser clara, específica y completa para evitar malentendidos con el cliente y problemas en caso de inspección fiscal.
Incluye siempre:
- Concepto detallado del bien o servicio.
- Fechas del periodo facturado, si corresponde.
- Cantidad y precio unitario.
Ten en cuenta que una descripción demasiado genérica puede hacer que el cliente rechace la factura o que Hacienda no acepte la deducción. Asegúrate de que los conceptos coincidan con lo acordado contractualmente y sean verificables.
Calcula y desglosa los impuestos
Los impuestos deben aparecer claramente identificados y desglosados en la factura. Esto es imprescindible para que el cliente pueda contabilizarla correctamente y para cumplir con la normativa fiscal.
Incluye siempre:
- Base imponible: el importe total antes de aplicar impuestos.
- Tipo de IVA: general (21 %), reducido (10 %) o superreducido (4 %), junto con la cuota correspondiente.
- Retenciones de IRPF: sólo si corresponde, generalmente cuando el destinatario es un autónomo profesional.
Importante: En operaciones entre empresas, lo habitual es aplicar únicamente el IVA. La retención de IRPF no suele ser necesaria, salvo que tu cliente sea un profesional autónomo y así lo estipule el acuerdo.
Verifica el importe total
Una vez calculados todos los conceptos e impuestos, suma la base imponible más las cuotas correspondientes y muestra de forma clara el importe total a pagar. Este importe debe coincidir exactamente con el que se cobrará al cliente para evitar discrepancias y reclamaciones.
Por otro lado, si aplicas descuentos comerciales o recargos por servicios adicionales, desglósalos por separado en la factura. Esto aporta transparencia y facilita la comprensión de cada componente del precio final.
Incluye datos adicionales si corresponde
En algunas operaciones, especialmente si facturas a la Administración Pública, es obligatorio incluir ciertos datos adicionales para que la factura sea válida y aceptada por la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
Incluye siempre que corresponda:
- Código del órgano gestor.
- Número de expediente.
- Oficina contable.
- Datos completos del contrato o pedido.
Estos campos son imprescindibles para que la Administración pueda tramitar y abonar tu factura sin demoras. Antes de emitirla, verifica estos datos con tu interlocutor administrativo.
Elige el formato adecuado y envía
El último paso es seleccionar el formato adecuado según el destinatario y asegurarte de que cumple los requisitos legales. Actualmente existen dos formatos principales:
- PDF no estructurado: válido para operaciones entre empresas privadas, siempre que el cliente no exija un formato estructurado.
- XML estructurado (Facturae): obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas.
Si emites la factura en formato XML, recuerda firmarla electrónicamente con tu certificado digital para garantizar su autenticidad e integridad. Sin esta firma, la Administración no la aceptará.
Cómo hacer una factura electrónica: conclusiones
Ahora que ya sabes cómo hacer una factura electrónica correctamente, es momento de preparar a tu empresa para la transición digital.
Nuestra recomendación es que uses un software de facturación como Holded, es el que usamos con todos nuestros clientes en el ámbito contable, fiscal y de facturación.
Con Holded, hacer una factura electrónica es muy sencillo:
- Genera automáticamente números correlativos.
- Calcula impuestos y retenciones al instante.
- Permite almacenar los datos de los clientes para agilizar procesos.
- Genera formatos PDF y XML listos para enviar o subir a FACe.
- Firma electrónicamente las facturas para cumplir la normativa.
En Lean Finance somos especialistas en fiscalidad empresarial y digitalización. Si quieres que tu empresa cumpla la normativa y facture de forma eficiente, ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Holded puede ayudarte a simplificar tu gestión financiera.
