La gestión contable de una empresa no es una cuestión que se deba abordar de manera esporádica. Todo lo contrario: requiere una implicación del día a día para evitar posibles contratiempos a futuro.
Ante tal realidad, no resulta extraño que el libro diario de contabilidad sea uno de los registros más relevantes en el entorno corporativo moderno. En especial en una época en la que su cumplimiento se resuelve fácilmente de forma digitalizada.
¿No sabes de qué te estamos hablando? Veamos en qué consiste, para qué sirve y cómo llevarlo a cabo sin errores.
¿Qué es el libro diario de contabilidad?
Empecemos por el principio: el libro diario de contabilidad es un registro financiero en el que se van apuntando todas las operaciones de la compañía en orden. De ahí que también se le conozca como diario.
De este modo, cualquier transacción comercial o financiera de la empresa se registra de forma consecutiva. La cual ha de determinar el debe o débito y el haber o crédito. Asimismo, se debe plasmar una breve descripción y los importes en cuestión.
Este libro diario de contabilidad es de uso obligatorio, formando parte de la gestión financiera del negocio. Un documento que conviene delegar en manos de expertos, evitando cualquier error que, en una hipotética inspección, termine saliendo caro.
Diferencias entre libro diario de contabilidad y libro mayor de contabilidad
Resulta importante matizar que el libro diario de contabilidad y el libro mayor de contabilidad, por similares que puedan parecer, no son lo mismo.
Mientras que en el libro diario se anotan las operaciones en orden cronológico, el libro mayor es más bien un registro organizativo sin importar el orden original.
Son dos documentos diferentes que debes cumplimentar a partes iguales.
¿Para qué sirve el libro diario de contabilidad?
Tener las cuentas claras en tu día a día te va a ser de gran utilidad para mantener en orden todo lo que sucede alrededor del marco financiero de tu empresa. Así que, más allá de ser un imperativo legal, se trata de un apoyo en la gestión económica.
Puesto que todas las anotaciones se hacen cronológicamente, tendrás una visión clara y objetiva de tu evolución comercial. Lo cual implica un mayor control en pro de la eficiencia operativa.
En términos administrativos, el libro diario de contabilidad es la base con la que vas a realizar el resto de los informes financieros y presentaciones ante Hacienda.
Un registro histórico detallado que, bien sea por el cumplimiento normativo o por tu propio interés, debes realizar con total disciplina.
¿Cómo se hace el libro diario de contabilidad?
Ahora que ya sabes qué es y cómo te va a ayudar, llega el momento de abordar una de las grandes incógnitas entre los empresarios: cómo poner a punto el libro diario de contabilidad.
Si bien es cierto que el libro diario se ha realizado tradicionalmente de manera física, en la actualidad es mucho más sencillo cumplimentarlo con herramientas digitales.
Sin embargo, bien elijas el formato impreso o el online, los apartados que debes cumplimentar y los pasos para hacerlo son iguales.
¡Veámoslos!
Apartados del libro diario de contabilidad
La estructura de un libro diario de contabilidad no tiene por qué ser fija en lo que respecta al orden. Pero sí debe incluir todos los apartados que enumeramos a continuación.
De hecho, los programas de gestión digital incluyen todas estas casillas para que las rellenes cómodamente.
- Fecha. Para seguir el orden cronológico, la primera casilla es la de la fecha de la transacción. Un recurso clave para identificar los altibajos comerciales o los patrones de ganancias y gastos de tu empresa.
- Código y nombre de la cuenta. El código es el número de la cuenta a la que se vincula el sistema contable del negocio. A su lado, deberás indicar el nombre de la cuenta, adjudicando así la transacción a diferentes áreas concretas, como puede ser la de inventario, la de caja o, entre otras, la de cuentas por pagar.
- Debe y Haber. Todo libro contable diario debe tener una columna con el apartado “debe”, en el que se incluyen los aumentos en los activos o gastos, así como las disminuciones en los pasivos, ingresos o capital. Por su lado, el “haber” indicará lo opuesto: las disminuciones en activos y gastos o los aumentos en pasivos, ingresos y capital.
- Descripción. El último apartado es la descripción de la operación realizada, detallando de manera breve, pero clara, el origen o la motivación de la transacción.
Pasos para hacer el libro diario de contabilidad
Si tu diario de contabilidad es digital, simplemente tendrás que rellenar cada una de las casillas previamente mencionadas. El proceso es realmente eficiente y el margen de error resulta prácticamente nulo.
No obstante, es importante que sigas ciertos patrones o pasos para agilizar estas anotaciones sin equivocarte.
Nuestro consejo es que empieces siempre por la fecha y por la descripción. Acto seguido, selecciona las cuentas con su respectivo código y número. Terminando, por supuesto, con el registro de las cantidades de la operación.
¿Necesitas ayuda? Nos encargamos de gestionar tu contabilidad
Por muy sencillo que pueda parecer, el registro del libro diario de contabilidad no deja de ser un elemento más en el enorme iceberg de la gestión financiera. Un tema más del que preocuparte en lo que respecta a tu negocio.
Debido a ello, desde Lean Finance nos ponemos a tu entera disposición para llevar todas estas cuentas en tu nombre. Un trabajo rutinario que añadiremos al resto de la gestión contable de la empresa, incluyendo otras cuestiones como el libro mayor.
Además, estamos especializados en el uso de programas de última generación. Unos softwares que puedes consultar estés donde estés para tener esta visión clara de tus estados económicos en tiempo real.
Porque ya tienes bastante en tu cabeza como para que tener que estar anotando continuamente tus transacciones.
¿Quieres que nos convirtamos en tu apoyo en el día a día? Hablemos y empecemos a trabajar juntos.
