Contabilidad colaborativa: qué es y las ventajas que tiene
¿Qué es la Contabilidad Colaborativa? La contabilidad colaborativa es un modelo de gestión financiera basado en la interacción en tiempo real entre empresarios, contables y asesores fiscales. Gracias a herramientas digitales avanzadas, se centraliza la información en una plataforma accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Este enfoque reemplaza el sistema tradicional de contabilidad, que a menudo es lento y poco eficiente, y lo sustituye por un modelo ágil y optimizado para la toma de decisiones. ¿Por qué surge la contabilidad colaborativa? La transformación digital y las crecientes exigencias del mercado han generado la necesidad de sistemas contables más flexibles y transparentes. Además, la automatización de procesos permite mejorar la productividad y el cumplimiento normativo, reduciendo errores humanos y optimizando la carga de trabajo de los equipos contables. Beneficios de la Contabilidad Colaborativa 1. Información Financiera en Tiempo Real Una de las principales ventajas de la contabilidad colaborativa es el acceso inmediato a los datos financieros de la empresa. Esto permite que empresarios y contadores tomen decisiones informadas de manera rápida y precisa. 2. Mejora de la Comunicación Este modelo contable fomenta la colaboración entre los diferentes actores implicados en la gestión financiera. Al trabajar en una plataforma compartida, se eliminan las barreras de comunicación y se agilizan los procesos administrativos. 3. Reducción de Costes Operativos La automatización de tareas contables disminuye la necesidad de procesos manuales repetitivos, lo que reduce costos laborales y minimiza los errores que podrían derivar en sanciones o problemas fiscales. 4. Cumplimiento Normativo Simplificado Las normativas fiscales evolucionan constantemente, por lo que es fundamental contar con un sistema que se adapte rápidamente a los cambios. La contabilidad colaborativa permite integrar actualizaciones automáticas y alertas para evitar incumplimientos. 5. Seguridad y Accesibilidad Las plataformas de contabilidad colaborativa cuentan con medidas de seguridad avanzadas como el cifrado de datos y el control de accesos, garantizando la protección de la información financiera de la empresa. Desafíos de la contabilidad colaborativa 1. Resistencia al cambio Uno de los principales retos en la implementación de la contabilidad colaborativa es la resistencia de algunos empleados y contadores a adoptar nuevas tecnologías. Superar este obstáculo requiere capacitación y una adecuada gestión del cambio. 2. Dependencia tecnológica Aunque la digitalización ofrece grandes beneficios, también implica una dependencia de la tecnología. Las empresas deben asegurarse de contar con sistemas de respaldo y una infraestructura que minimice los riesgos de fallos técnicos. 3. Inversión inicial Adoptar un sistema de contabilidad colaborativa implica una inversión en software, capacitación y adaptación de los procesos internos. Sin embargo, el retorno de la inversión a largo plazo puede superar con creces los costos iniciales. La mejor opción es trabajar con una asesoría que tenga implementado un software, como Holded, que te permita adoptar este modelo. Cómo implementar la contabilidad colaborativa en tu empresa 1. Elección de la Plataforma Adecuada Es crucial seleccionar una herramienta de contabilidad colaborativa que se adapte a las necesidades de tu negocio. La opción más interesante es Holded, que ofrece integraciones con otros sistemas empresariales. 2. Capacitación del personal El éxito de la contabilidad colaborativa depende de la formación adecuada de los usuarios. Proporcionar capacitaciones regulares garantizará un uso eficiente de la plataforma. 3. Definir roles y permisos de acceso Para evitar errores y problemas de seguridad, es fundamental establecer claramente qué información puede visualizar o modificar cada usuario. 4. Monitoreo y optimización continua La evaluación periódica del rendimiento del sistema ayudará a detectar áreas de mejora y a optimizar la gestión contable. Lean Finance, la contabilidad colaborativa y 100 clientes recurrentes Hace algo más de 18 meses, en lean finance decidimos lanzar nuestro propio servicio de asesoría fiscal y contable, adoptando la modalidad de la contabilidad colaborativa de mano de Holded. Actualmente, contamos con más de 100 clientes recurrentes en este servicio, en el que hemos conseguido convertirnos en partner platinum de Holded y una de las empresas colaboradoras con las que estrechamente se reúnen para pedirnos feedback y plantear mejoras del software. Conclusión La contabilidad colaborativa es un modelo revolucionario que transforma la manera en que las empresas gestionan sus finanzas. Gracias a la digitalización y automatización de procesos, este enfoque mejora la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones empresariales. Si tu empresa aún no ha dado el salto a la contabilidad colaborativa, ahora es el momento de considerar esta innovadora solución para optimizar la gestión financiera y potenciar el crecimiento empresarial. Puedes escribirnos para que te informemos sin compromiso haciendo clic en el banner de abajo.
Asesoría fiscal para startups: La clave para el éxito empresarial
Iniciar una startup es una aventura emocionante llena de desafíos y oportunidades. Sin embargo, en medio de la innovación y la creatividad, es crucial no descuidar aspectos fundamentales como la gestión fiscal. Una asesoría fiscal para startups no solo garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también puede ser un factor determinante en el éxito y crecimiento de tu empresa emergente. ¿Por qué es importante la asesoría fiscal en una Startup? Las startups, por su naturaleza, enfrentan un entorno dinámico y competitivo. En este contexto, la asesoría fiscal se convierte en un pilar esencial debido a: Cumplimiento normativo: Las leyes fiscales son complejas y cambian constantemente. Un asesor fiscal especializado ayuda a navegar este entramado legal. Optimización de recursos: Una buena planificación fiscal permite aprovechar incentivos, deducciones y exenciones fiscales. Prevención de sanciones: El desconocimiento de las obligaciones fiscales puede acarrear multas y problemas legales. Áreas clave de la asesoría fiscal para startups 1. Constitución de la Empresa La elección de la forma jurídica es fundamental para determinar la carga fiscal de la startup. Algunas opciones son: Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): Protege el patrimonio personal. Sociedad Anónima (SA): Adecuada para startups con proyección de crecimiento. Autónomo o Freelance: Para emprendimientos individuales en etapa inicial. 2. Obligaciones Tributarias Las startups deben cumplir con distintas obligaciones fiscales: IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Declaraciones trimestrales y anuales. Impuesto sobre Sociedades: Aplicable a empresas con beneficios. Retenciones a Profesionales: Pagos por servicios o alquileres deben contemplar retenciones fiscales. 3. Deducciones e Incentivos Fiscales Aprovechar los incentivos fiscales puede marcar la diferencia en la rentabilidad de una startup: Deducciones por I+D+i: Reducción impositiva para empresas innovadoras. Bonificaciones por contratación: Beneficios fiscales al contratar personal. Ayudas y subvenciones regionales: Dependiendo de la ubicación de la startup. 4. Gestión de Inversiones y Financiación Un asesor fiscal para startups ayuda a estructurar las inversiones: Rondas de inversión: Planificación fiscal de la entrada de inversores. Financiación alternativa: Crowdfunding, capital riesgo o préstamos, como ENISA. 5. Fiscalidad Internacional Si la startup tiene proyección global, es clave considerar: Tratamiento fiscal en otros países. Convenios para evitar la doble imposición. Creación de filiales o sucursales en el extranjero. Beneficios de contratar una asesoría fiscal especializada en startups Optar por una asesoría fiscal para startups tiene ventajas como: Experiencia en el sector: Conocimiento específico de startups. Optimización de impuestos: Reducción de la carga fiscal. Acompañamiento continuo: Adaptación a cada fase de crecimiento. Caso Práctico: Startup Tecnológica en Madrid Una startup de inteligencia artificial en Madrid podría: Aplicar deducciones por I+D+i para reducir impuestos. Aprovechar incentivos regionales para startups tecnológicas. Optimizar su estructura de inversión con asesoramiento fiscal. Lean finance, la opción ideal para startups Cuando decimos que somos la opción ideal para proyectos denominados como startups, no lo decimos por ego. Actualmente, contamos con más de 100 clientes recurrentes en cartera, tanto startups como pymes innovadoras. Nuestro equipo, especializado en la gestión de proyectos de carácter innovador, está certificado como especialistas en Holded, donde somos partner platinum, el máximo nivel. El grado de especialización es tan alto, que actualmente somos uno de los pocos partners con los que están trabajando mano a mano para definir nuevas herramientas o accesibilidades del software. En lean finance contamos con un equipo tecnológico que trata de exprimir al máximo la relación entre las herramientas y programas habituales de nuestros clientes y Holded, para proporcionar una fiscalidad perfecta y una contabilidad a tiempo real que permita realizar las mejores acciones financieras posibles. La posibilidad de contar con servicios de carácter fiscal, contable y laboral, unidos a contar con un equipo de financieros expertos en startups y pymes innovadoras, nos permite ofrecer un servicio 360 a nuestros clientes. Conclusión La asesoría fiscal para startups podría parecer un gasto por la diferencia de coste respecto a una tradicional, pero realmente es una inversión que permite a los emprendedores enfocarse en su negocio mientras garantizan el cumplimiento legal y maximizan beneficios. Contar con un asesor fiscal especializado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una startup, ya sea por realizar un mejor uso de la contabilidad, por ahorrar en multas o por el simple hecho de poder presentar información financiera real y adaptada a inversores.
Hacienda me pide facturas de hace 20 años: cómo actuar y qué soluciones hay
La gestión fiscal representa uno de los principales quebraderos de cabeza para las empresas. En cualquier momento, la Agencia Tributaria puede llamar a la puerta y, si lo hace, resulta fundamental estar preparado para recibirla como es debido. En este sentido, hay una situación que cada vez más compañías temen sufrir: “Hacienda me pide facturas de hace 20 años”. Dos décadas atrás y aún así, las cosas pueden salir muy caras a quien no tiene una sólida estrategia fiscal. Veamos en qué contextos se puede producir esta situación, qué hacer y cómo evitar males mayores en un futuro. ¿Hacienda me puede pedir facturas de hace 20 años? “Hacienda me pide facturas de hace 20 años; pero, ¿acaso puede hacerlo?”: esta es una situación poco común y, sin embargo, supone un verdadero motivo de estrés para muchos empresarios. Incluso el mero temor de que se produzca es más que suficiente como para preocuparse. Es importante señalar que la obligación de conservar las facturas es, por carácter general, de 4 años. Se trata del plazo de prescripción de los impuestos ante Hacienda. No obstante, hay ciertas excepciones y conocerlas es el primer paso para prevenir contratiempos con las autoridades estatales. Aquí tienes un desglose de quién te puede pedir qué en cada caso: Hacienda. Insistimos: el plazo de Hacienda para hacer inspecciones es de 4 años, siendo este el plazo más popular. Sin embargo, frente a las irregularidades graves, esta cifra puede aumentar considerablemente. Además, si tienes facturas de bienes inmuebles, debes conservar el IVA durante 9 años. Código de Comercio. Según la legislación mercantil, el periodo de conservación de las facturas se amplía hasta los 6 años. Código Penal y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. En estos casos, asociados a las irregularidades más graves como el delito por fraude fiscal, debes tener las facturas de hace 10 años para demostrar tu inocencia. Como puedes observar, los 4 años que todo el mundo conoce son insuficientes como para salir indemnes ante cualquier situación. Por eso, lo más recomendable es almacenar en un lugar seguro tus facturas emitidas y recibidas. Con la llegada del Sistema Verifactu, esto dejará de ser un problema. Los softwares autorizados por Hacienda almacenan la información fiscal en un espacio seguro y accesible. No obstante, es muy probable que tengas grandes ficheros con facturas y es fundamental que los conserves en buenas condiciones. ¿Qué ocurre si no se presentan las facturas? Es poco probable que Hacienda te pida facturas de hace 20 años; pero, si lo hace, es fundamental darles las respuestas que buscan. Si no lo haces, puedes sufrir sanciones considerables que pongan en jaque tu integridad financiera como negocio. Una serie de multas que desglosamos a continuación, evidenciando así lo importante que es satisfacer las peticiones de la Agencia Tributaria: Multas comunes. Cada documento no aportado en tiempo y forma supondrá una multa de 200€. Además, tendrás un recargo del 2% de la cifra del último ejercicio en caso de que los datos no aportados sean relevantes, sufriendo una infracción mínima de 10.000€. Resistencia y negativa. Si obstruyes los procesos de Hacienda o si te niegas a aportar las facturas, la multa ascenderá a los 1.000€ por cada requerimiento. Las sanciones son notoriamente elevadas; por lo que, si te piden facturas del pasado, lo más apropiado es que se las brindes con la máxima diligencia. Momento en el que delegar esta tarea en asesorías especializadas resulta la mejor solución posible. Qué debes hacer si Hacienda te pide facturas de hace 20 años “Hacienda me pide facturas de hace 20 años, ¿qué puedo hacer?”, llegamos así al centro de la cuestión para determinar cuáles son los pasos apropiados en estas situaciones. Lo primero que debes hacer es confirmar la legitimidad de la notificación, comprobando que provenga de Hacienda y no de terceros. Para ello, puedes contactar con la Agencia Tributaria para comprobar si es así o no. En caso de que la comunicación sea correcta, toca ponerse en marcha y buscar las facturas correspondientes. Echa mano de tus archivadores y busca uno por uno las facturas que conservaste en el pasado. En este punto, toca ser organizado y clasificar cada documento según su fecha, tipo de gasto o ingreso y demás factores que consideres importantes. Ahora bien, ¿qué sucede si alguno de los documentos requeridos no aparece? Este problema se resuelve, en primer término, escribiendo un comunicado a Hacienda, explicando la situación y los motivos por los que has perdido la factura. Si las autoridades fiscales consideran dichos ingresos o gastos como pruebas clave en las inspecciones, lo más probable es que se produzca la sanción correspondiente. Para evitar que esto suceda, antes de enviar el escrito a Hacienda, ponte en contacto con tus proveedores o clientes. Es posible que ellos tengan copias que te permitan presentar documentos sustitutivos y así justificar las operaciones que hiciste años atrás. Cómo prevenir problemas con tus facturas en un futuro: pásate a una asesoría digitalizada La clave para evitar contratiempos con Hacienda es la prevención. Es decir, mantener una sólida gestión fiscal que te permita mostrar a las autoridades tu compromiso con la transparencia. Ya hemos visto que el extravío de facturas no es excusa para no presentarlas; tampoco lo es el desconocimiento sobre las regulaciones tributarias. Ante tal realidad, lo más apropiado es delegar funciones en las mejores asesorías. Es más, hacerlo en una asesoría digitalizada implica tener a salvo todos tus gastos e ingresos ante posibles inspecciones futuras gracias a los nuevos softwares especializados. Si Hacienda te pide tus facturas, las podrás enviar sin quebraderos de cabeza de por medio. Todo ello simplificando en gran medida la gestión de tus impuestos tanto trimestrales como anuales. Es en este punto en el que entramos en juego desde Lean Finance. Somos el equipo que necesitas para actualizar tu fiscalidad con los programas más modernos y dejar de lado los desencuentros con Hacienda. ¿Quieres que la estabilidad forme parte de tu negocio? Hablemos: somos expertos en la gestión fiscal
