Está claro que toda empresa o startup necesita contar con una estructura de costos y gastos para poder crecer y operar en el día a día.
Pero si esta estructura no está optimizada o incluye costos y gastos total o parcialmente innecesarios, se está dejando ir un dinero que bien podría servir para otros asuntos del proyecto.
Esta es una de las principales razones por las que hay que tener un control estricto sobre ambos conceptos. Sin embargo, sabemos que no todas las empresas lo tienen.
A menudo se asumen pagos que podrían evitarse.
¿Te gustaría saber cómo controlar los costos y gastos de una empresa? A continuación, te damos hasta 5 estrategias para conseguirlo.
¡Vayamos a verlas!
Gastos y costos: Diferencias
Antes de hablar de estrategias, ¿qué tal si aclaramos las diferencias entre gastos y costos?
Es muy importante que, a la hora de gestionar las finanzas de tu empresa o startup tengas muy claro en qué consisten cada uno de estos conceptos.
Normalmente, tienden a confundirse. Y esto puede afectar en la práctica.
Ambos factores juegan un papel crucial en tu estructura económica. ¡Veamos cuál es el de cada uno!
- Costos. Los costos o costes representan el dinero que se destina a inversiones con miras al retorno económico. Este capital tiene como objetivo hacer viable la producción. Un ejemplo de ello podría ser la maquinaria o las materias primas.
- Gastos. Los gastos computan como activos pasivos en la contabilidad. Si bien es cierto que no se consideran como inversiones, son el dinero responsable de que la empresa sea operativa. Los salarios de los empleados o los impuestos son dos de los gastos más comunes.
Teniendo estas dos definiciones en cuenta, te será mucho más sencillo implementar estrategias que te ayuden a reducirlos de forma eficaz.
A continuación, te compartimos algunas.
Cómo controlar los costos y gastos de una empresa
Una vez que tienes claro qué son los costos y gastos de tu startup, es hora de poner en marcha estrategias que te ayuden a optimizarlos lo máximo posible.
De ese modo, tus finanzas estarán mucho más saneadas y tendrás presupuesto disponible para otras partidas o inversiones importantes.
¿Quieres conocer algunas de las mejores estrategias para optimizar costos y gastos?
Aquí te dejamos nuestra propuesta.
1) Contrata una auditoría
Nuestro primer consejo es bien sencillo: contrata un grupo de expertos que analice tu negocio.
De este modo, detectarás costos y gastos que quizás puedas suprimir, sustituir o reducir de algún modo.
El día a día de trabajo, los compromisos, fechas de entrega, reuniones y otros asuntos relacionados pueden llevarte a pasar por alto alguno de los pagos que haces a final de mes.
Al tener toda la información respectiva a tus costos y gastos, será mucho más fácil actuar y tomar decisiones efectivas.
No dejes en manos del azar lo que debe quedar supeditado al máximo control.
2) Reestructura la gestión de compras y pagos
Puede resultar redundante; pero para optimizar costos y gastos es fundamental que reestructures la gestión de las compras y de los pagos.
Son muchas las formas de cumplir con esta misión. Aquí van algunas recomendaciones que te serán de gran ayuda:
- Haz una buena selección de proveedores. Vale más la pena tener pocos proveedores, pero que sean de absoluto rigor. Compra solo lo que necesites y evita los sobrecostes.
- Revisa tu cartera de productos. Es prioritario revisar periódicamente la cartera de productos. Descarta los que no sean rentables y apuesta por los que presentan buenos índices de retorno económico.
- Estudia el flujo de caja. El flujo de caja te permitirá saber con exactitud cuánto ganas y cuánto gastas. Con su estudio pormenorizado, evitarás todo tipo de conflictos y deudas que, de otra manera, pondrían en peligro tu negocio.
3) Mejora el trabajo de tus empleados
Si continúas preguntándote cómo controlar los costos y gastos de una empresa o startup, céntrate ahora en tu plantilla. La gestión de los empleados es una tarea vital en términos de productividad, así que debes implicarte en su formación, control y motivación.
Y en lo que respecta a reducir costos y gastos, puedes empezar por aquí:
- Formación para tu plantilla. El mundo cambia y tus trabajadores deben cambiar con él. Invierte en formación para los trabajadores y ahorrarás dinero en la propia producción.
- Fija salarios por objetivos. La motivación determina en gran medida el rendimiento de tu equipo. En este sentido, si fijas recompensas económicas por objetivos, tu plantilla se esforzará en mayor medida para alcanzarlos.
- Controla sus horarios. Los trabajadores deben respetar los horarios de trabajo, al igual que tú los suyos. Instala un sistema para fichar y sabrás cuántas horas reales pasan en su puesto.
A fin de cuentas, la plantilla es el motor de tu negocio. ¡Asegura que todos los engranajes están bien engrasados!
4) Apuesta por la digitalización
La digitalización ha pasado a ser una gran prioridad para cualquier empresa o startup. Los nuevos recursos informáticos son clave a la hora de ahorrar costos y gastos.
Gracias a la gran diversidad de softwares, ahora muchas de las labores cotidianas se desarrollan con mayor eficiencia. Es decir, tareas que antes requerían una gran inversión de tiempo y, por tanto, de dinero, ahora pueden hacerse con la mitad de recursos.
A su vez, cabe señalar que estos programas también optimizan el control empresarial y su seguridad.
5) Fomenta la política del ahorro
¿Cómo controlar los costos y gastos de una empresa si no todos sus integrantes reman al unísono? Ya te lo decimos: es imposible.
Fomentar la cultura del ahorro es una labor que debes hacer de forma integral y transversal. Es decir, además de aplicarla por cuenta propia, debes asegurar que el resto de los trabajadores también lo hacen.
Gestos tan insignificantes como optimizar el consumo energético puede suponer un sustancial ahorro a final de año.
Piensa en tu empresa o startup como un reloj: si una pieza gira en la dirección inadecuada, toda la infraestructura se puede resentir.
¿Lo tienes?
Es posible que en un primer término las estrategias que acabamos de comentar te resulten complicadas. Pero no te preocupes: la paciencia es clave en el éxito. Aplícalas poco a poco y cada paso que des te acercará más a tu objetivo.
Desde Lean Finance podemos echarte una mano. Con nosotros, no solo llegarás más rápido, sino más lejos.
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