Finanzas

FINANZAS EN PROYECTOS DE COMUNICACIÓN

Las finanzas ayudan a mejorar la rentabilidad, la liquidez y la solvencia de las compañías, y las agencias de comunicación no se quedan fuera de este ámbito. No obstante, la naturaleza de los proyectos de comunicación es particular y debe tratarse de manera adecuada.

Como sabemos, la estructura de costes de las empresas es distinta entre sí pero pueden ser muy similares si desempeñan la misma actividad. En el post de hoy veremos finanzas aplicadas a empresas de comunicación desde nuestro punto de vista como asesor financiero y gestión de la financiación bancaria para startups.

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Para ponernos en contexto, ofrecemos primero algunas características del sector (quizá te sientas identificado):

  • La media de días de cobro ronda los 130 días. Esto se debe a que gran parte de los clientes de las agencias de comunicación son administraciones públicas que suelen pagar tarde. 
  • La media de días de pago a proveedores ronda los 30 días. Al ser inferior el plazo de pago que el plazo de cobro se produce un desequilibrio financiero insalvable. 
  • Los salarios representan el 65% de los costes totales

Continuamos con un caso real de una agencia de comunicación con un proyecto tipo. El proyecto durará 10 meses y cuyo presupuesto es de 50.000€. Las tareas a realizar se dividen en la elaboración de la estrategia de comunicación, creatividad y técnicas de marketing inbound y la generación de contenidos. Dichas tareas consumirán diferentes recursos que van desde la planificación estratégica al diseño gráfico durante 1.750 horas distribuidas de la siguiente manera:

  • Planificación Estratégica | 5% horas totales| 26,00€/h 
  • Dirección de Cuentas | 10% horas totales | 22,00€/h 
  • Ejecutivo de Cuentas | 45% horas totales | 16,00€/h 
  • Diseño gráfico y creatividad horas totales | 40% | 19,00€/h

Considerando estos gastos de personal más los desplazamientos el resultado es un margen bruto de 17.000€, un 34%. Este margen puede resultar atractivo en un inicio, pero no contamos con los gastos de estructura que tienen este tipo de organizaciones. Nos referimos a alquileres, administración, asesorías, suministros… Teniendo en cuenta que el 55% de las agencias están distribuidas entre Madrid y Cataluña, esos costes no suelen ser bajos. En este caso estimamos unos 9€/hora.
El proyecto tras pagar a los empleados y soportar los gastos de estructura se queda con un margen aproximado de 2.000€. Significa que los accionistas de la empresa, en el mejor de los casos y después de 10 meses y asumir riesgos, conseguirán una retribución del 4% antes de gastos financieros e impuestos.

El proyecto tras pagar a los empleados y soportar los gastos de estructura se queda con un margen aproximado de 2.000€. Significa que los accionistas de la empresa, en el mejor de los casos y después de 10 meses y asumir riesgos, conseguirán una retribución del 4% antes de gastos financieros e impuestos.

No parece un negocio muy atractivo. Además, al tratarse de tareas realizadas por personas (no hay automatización de procesos en la mayoría de los casos) puede haber retrasos en entregas y en tiempos de desarrollo. ¿No te has preguntado que ocurre con el margen si hay un retraso de un 5%? Pues que nos quedamos con un 0% de rentabilidad. ¿Y un retraso de un 10%? Pues unas pérdidas de 2.500€, un -5%. Una pequeña desviación puede generar grandes pérdidas.

Esto pone en evidencia que, sabiendo que en proyectos de comunicación los gastos de personal son los más elevados, el control sobre los plazos de entrega y tiempos de desarrollo es de vital importancia.

Algunas de nuestras recomendaciones son:
  1. Cobra un porcentaje importante por anticipado, que ronde el 35%. 
  2. Define claramente en la propuesta las tareas y actividades que se van a desarrollar y que están incluidas. El resto estaría excluido. 
  3. Define el proyecto en 4-5 hitos que vinculen tareas, facturación y cobro, no dejes todo para el final. 
  4. Contrata al mejor project manager, no escatimes en ese perfil.  
  5. Externaliza ciertos servicios si no tienes una facturación estable. No asumas riesgos sociales (indemnizaciones y similares) si no tienes garantizado el punto de equilibrio. 
  6. Control exhaustivo de gastos en proveedores, busca reducir los gastos de estructura. Un perfil férreo en administración puede resultar muy útil. 
  7. A pesar de que la actividad comercial se concentre en Madrid y Cataluña, mantener la producción en otras ciudades con gastos de personal y de estructura menos elevados. 
  8. Que el ratio facturación / personal sea mayor de 2,5. 
  9. En las agencias un porcentaje muy elevado es de costes fijos (aproximadamente un 85%), por lo que hay que mantener un elevado nivel de ventas. Forma a tus ejecutivos para que hagan cross-selling. 
Además, para mejorar la rentabilidad, podemos llevar a cabo una gestión activa del cobro que nos permitirá establecer un protocolo para que nuestros clientes no se acaben convirtiendo en impagados con el paso del tiempo. Si quieres saber más sobre cómo poner en práctica la gestión activa del cobro en tu empresa de comunicación accede aquí a nuestro post ¿Problemas para cobrar facturas? La importancia de cobrar en fecha.

¡Y hasta aquí esta comunicación! Mientras preparamos la próxima, puedes estar al día de todas las novedades sobre asesoría financiera para startups siguiéndonos en LinkedIn y a través de nuestra suscripción.