La gestión de efectivo supone una gran ventaja competitiva para las empresas. Y no es para menos, disponer de dinero líquido puede ayudarles a hacer frente a determinadas situaciones que, de otra manera, no sería posible.
Esto aplica tanto a posibles imprevistos como a futuras oportunidades que puedan surgir en pro de su crecimiento.
Veamos en qué consiste la gestión de efectivo y qué pueden hacer las empresas para mejorarla.
Gestión de efectivo ¿Qué es?
Como bien sabes, la gestión de efectivo es un proceso que garantiza la optimización de recursos en las empresas. Su principal objetivo es incrementar la productividad de las mismas y potenciar su posicionamiento en el mercado.
De forma más precisa, podemos decir que engloba operaciones como: el control y establecimiento de los medios de pago, las operaciones relacionadas con aplicación de descuentos, domiciliaciones o cambios.
Dicho de otro modo, abarca todos los aspectos que hacen posible que la empresa disponga de dinero líquido para hacer frente a sus operaciones diarias.
Importancia de la gestión de efectivo en las empresas
Si tienes una empresa, entenderás que disponer de dinero en efectivo es fundamental. Pero para poder evidenciar el peso que esto tiene, en los siguientes puntos te mostramos las principales razones:
- Evitar insolvencia o quiebra. Solo cuando los niveles de capital de la empresa están controlados y a un nivel adecuado, es posible garantizar la solvencia de la misma, así como operaciones que la hagan crecer. Por ejemplo, las inversiones.
- Esquivar el estancamiento. La base financiera de una empresa debe ser sólida para poder construir por encima de ella. Si no lo es, corre el peligro de estancarse e incluso derrumbarse.
- Prevenir el estrés financiero de la empresa. Este aparece como consecuencia de una mala situación económica y se refleja en los empresarios y empleados de la misma. Normalmente se manifiesta a través de ansiedad, estrés y otros efectos negativos sobre la salud de una persona.
- Actuar ante imprevistos o gastos extraordinarios. Por último, la gestión de efectivo es importante puesto que ofrece cierto margen de actuación para tomar decisiones en situaciones imprevisibles.
En cualquier caso, todo lo que acabamos de mencionar es responsabilidad del CFO de la empresa. Quien se deberá encargar de diseñar estrategias que eviten este tipo de situaciones.
A continuación, mencionamos algunas de ellas.
Estrategias para mejorar la gestión de efectivo
Aunque vayas a delegar la gestión del efectivo de tu empresa en un CFO, siempre conviene conocer cuáles son los caminos más adecuados para ello.
De este modo, podréis trabajar de manera conjunta y tener un mayor control de lo que ocurre en la organización en términos financieros.
Así es como se consiguen los mejores resultados. Te lo decimos por experiencia propia. En Lean Finance trabajamos como Directores Financieros de distintas startups y agradecemos la implicación de la alta dirección.
Inversiones y operaciones eficientes
Hay empresas que actualmente están perdiendo dinero por llevar a cabo operaciones o inversiones ineficientes.
Es cierto que en este caso el CFO debería evaluar los presupuestos que realiza cada departamento de la empresa. Pues son los responsables de decidir cuánto dinero se asigna a cada uno y cuándo.
En este sentido, una de las primeras preguntas que debería hacerse el área financiera es: ¿Qué ROI va a tener esta operación o inversión? Y otra: ¿De qué manera va a beneficiar al negocio? Entonces, ¿merece la pena?
De este modo, cuando un departamento precise cierta cantidad de dinero, se aconseja tomar la decisión basándose en el beneficio que dicha actividad pueda reportar. Así se garantiza un uso eficiente del efectivo.
Controlar la contabilidad de acumulación
La contabilidad de acumulación es aquella que hace referencia al tiempo que pasa desde que se lleva a cabo una transacción hasta que se hace efectivo el pago.
Esto debería estar muy controlado, pues genera cierta incertidumbre de efectivo. Dado que las transacciones quedan registradas bastante antes de que realmente sucedan, las ganancias solo son una estimación.
A la larga, provoca problemas como la difícil identificación de facturas o eventos. Igualmente ocasiona un contratiempo por la falta de efectivo.
Si este método es habitual en tu empresa, ten en cuenta que esto puede suceder. Lo ideal es disminuir este tipo de prácticas lo máximo posible.
Gestión rápidas de facturas
Esta estrategia hace referencia a la demora en los pagos por parte de los clientes. De algún modo se debe fomentar que se realicen de manera rápida o inmediata.
Una forma de hacerlo es especificando en las facturas la fecha de vencimiento, así como la cantidad que se debe, a quién y los métodos de pago aceptados. Esto puede ayudar a que el dinero llegue a la caja a tiempo y de forma certera.
Por otro lado, se aconseja contar con una gestión propiamente diseñada para asegurar los cobros pendientes de manera ágil. Así se evitan situaciones engorrosas e incómodas para ambas partes.
Aún así, si existen pagos pendientes, lo ideal es que se adopte una postura educada y, primeramente se proceda a su solicitud por vía amistosa. En caso de que esto no sea efectivo, entonces sí se deberá iniciar una reclamación formal.
Mayor control interno
Por último, para una mejor gestión de efectivo proponemos hacer mayor hincapié en el control interno de la empresa.
Con esto nos referimos a llevar un seguimiento exhaustivo del efectivo disponible y del uso que se le da al mismo.
Igualmente, lo ideal es que solo tengan acceso a él determinadas personas de la empresa. Sobre todo, las de mayor responsabilidad. La razón no es otra que minimizar errores y confusiones.
Cuando hay muchas personas con acceso al efectivo, el control desaparece y su correcta gestión también. Como decíamos antes, debería ser responsabilidad del CFO decidir a dónde se destina y cuándo.
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