La gestión fiscal representa uno de los principales quebraderos de cabeza para las empresas. En cualquier momento, la Agencia Tributaria puede llamar a la puerta y, si lo hace, resulta fundamental estar preparado para recibirla como es debido.
En este sentido, hay una situación que cada vez más compañías temen sufrir: “Hacienda me pide facturas de hace 20 años”. Dos décadas atrás y aún así, las cosas pueden salir muy caras a quien no tiene una sólida estrategia fiscal.
Veamos en qué contextos se puede producir esta situación, qué hacer y cómo evitar males mayores en un futuro.
¿Hacienda me puede pedir facturas de hace 20 años?
“Hacienda me pide facturas de hace 20 años; pero, ¿acaso puede hacerlo?”: esta es una situación poco común y, sin embargo, supone un verdadero motivo de estrés para muchos empresarios. Incluso el mero temor de que se produzca es más que suficiente como para preocuparse.
Es importante señalar que la obligación de conservar las facturas es, por carácter general, de 4 años. Se trata del plazo de prescripción de los impuestos ante Hacienda.
No obstante, hay ciertas excepciones y conocerlas es el primer paso para prevenir contratiempos con las autoridades estatales.
Aquí tienes un desglose de quién te puede pedir qué en cada caso:
- Hacienda. Insistimos: el plazo de Hacienda para hacer inspecciones es de 4 años, siendo este el plazo más popular. Sin embargo, frente a las irregularidades graves, esta cifra puede aumentar considerablemente. Además, si tienes facturas de bienes inmuebles, debes conservar el IVA durante 9 años.
- Código de Comercio. Según la legislación mercantil, el periodo de conservación de las facturas se amplía hasta los 6 años.
- Código Penal y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. En estos casos, asociados a las irregularidades más graves como el delito por fraude fiscal, debes tener las facturas de hace 10 años para demostrar tu inocencia.
Como puedes observar, los 4 años que todo el mundo conoce son insuficientes como para salir indemnes ante cualquier situación. Por eso, lo más recomendable es almacenar en un lugar seguro tus facturas emitidas y recibidas.
Con la llegada del Sistema Verifactu, esto dejará de ser un problema. Los softwares autorizados por Hacienda almacenan la información fiscal en un espacio seguro y accesible. No obstante, es muy probable que tengas grandes ficheros con facturas y es fundamental que los conserves en buenas condiciones.
¿Qué ocurre si no se presentan las facturas?
Es poco probable que Hacienda te pida facturas de hace 20 años; pero, si lo hace, es fundamental darles las respuestas que buscan.
Si no lo haces, puedes sufrir sanciones considerables que pongan en jaque tu integridad financiera como negocio. Una serie de multas que desglosamos a continuación, evidenciando así lo importante que es satisfacer las peticiones de la Agencia Tributaria:
- Multas comunes. Cada documento no aportado en tiempo y forma supondrá una multa de 200€. Además, tendrás un recargo del 2% de la cifra del último ejercicio en caso de que los datos no aportados sean relevantes, sufriendo una infracción mínima de 10.000€.
- Resistencia y negativa. Si obstruyes los procesos de Hacienda o si te niegas a aportar las facturas, la multa ascenderá a los 1.000€ por cada requerimiento.
Las sanciones son notoriamente elevadas; por lo que, si te piden facturas del pasado, lo más apropiado es que se las brindes con la máxima diligencia. Momento en el que delegar esta tarea en asesorías especializadas resulta la mejor solución posible.
Qué debes hacer si Hacienda te pide facturas de hace 20 años
“Hacienda me pide facturas de hace 20 años, ¿qué puedo hacer?”, llegamos así al centro de la cuestión para determinar cuáles son los pasos apropiados en estas situaciones.
Lo primero que debes hacer es confirmar la legitimidad de la notificación, comprobando que provenga de Hacienda y no de terceros. Para ello, puedes contactar con la Agencia Tributaria para comprobar si es así o no.
En caso de que la comunicación sea correcta, toca ponerse en marcha y buscar las facturas correspondientes. Echa mano de tus archivadores y busca uno por uno las facturas que conservaste en el pasado. En este punto, toca ser organizado y clasificar cada documento según su fecha, tipo de gasto o ingreso y demás factores que consideres importantes.
Ahora bien, ¿qué sucede si alguno de los documentos requeridos no aparece?
Este problema se resuelve, en primer término, escribiendo un comunicado a Hacienda, explicando la situación y los motivos por los que has perdido la factura. Si las autoridades fiscales consideran dichos ingresos o gastos como pruebas clave en las inspecciones, lo más probable es que se produzca la sanción correspondiente.
Para evitar que esto suceda, antes de enviar el escrito a Hacienda, ponte en contacto con tus proveedores o clientes. Es posible que ellos tengan copias que te permitan presentar documentos sustitutivos y así justificar las operaciones que hiciste años atrás.
Cómo prevenir problemas con tus facturas en un futuro: pásate a una asesoría digitalizada
La clave para evitar contratiempos con Hacienda es la prevención. Es decir, mantener una sólida gestión fiscal que te permita mostrar a las autoridades tu compromiso con la transparencia.
Ya hemos visto que el extravío de facturas no es excusa para no presentarlas; tampoco lo es el desconocimiento sobre las regulaciones tributarias.
Ante tal realidad, lo más apropiado es delegar funciones en las mejores asesorías. Es más, hacerlo en una asesoría digitalizada implica tener a salvo todos tus gastos e ingresos ante posibles inspecciones futuras gracias a los nuevos softwares especializados.
Si Hacienda te pide tus facturas, las podrás enviar sin quebraderos de cabeza de por medio. Todo ello simplificando en gran medida la gestión de tus impuestos tanto trimestrales como anuales.
Es en este punto en el que entramos en juego desde Lean Finance. Somos el equipo que necesitas para actualizar tu fiscalidad con los programas más modernos y dejar de lado los desencuentros con Hacienda.
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